平均的なオフィスワーカーが非生産的なミーティングに失う時間は毎月16時間。年間では5週間程と言われています。目的が不明瞭であったり、十分な対話が行われなかったり、強いイニシアティブが取られなかったり。様々な理由で参加者のリソースは無駄となり、膨大なリソースの損失が発生しています。
効果的なミーティングを円滑に実施するためには、招集者だけでなく、参加者全員の意識付けが必要です。ミーティングを行う際は以下のルールを守り、無駄なく目的を達成できるようにしましょう。
1. ミーティングの必要性を確認する
仕事に必要なのはより多くのディスカッションではなく、課題を解決するアクションです。参加者全員のリソースを一度に消費する対面でのミーティングではなく、メールで十分な場合もあります。ミーティングを招集する前に、必ずその必要性を確認しましょう。
2. 目的を定義し、アジェンダを作成する
ミーティングの生産性は冒頭でその目的を共有するだけでも大きく改善します。参加者全員がディスカッションすべきポイントを正しく理解し、設定された時間内に目的が達成されるように、アジェンダを用意します。アジェンダは原則としてミーティングの招集者が用意し、参加者への事前共有を行いましょう。
3. 最小限の時間と人数を指定する
不要なミーティングへの招集や、必要以上の時間設定は参加者のオーバーワークや、生産性の低下を招きます。ディスカッションへの参加が不可欠な人物のみ招集し、ミーティング目的を達成するために必要最低限の時間を設定しましょう。
4. 事前に発言内容、参考情報・資料をまとめる
参加者の準備が不十分である場合、ミーティングは遅延し、十分な対話が行われず、無駄になる可能性があります。ミーティングに貢献するためには、共有されたアジェンダを基に、想定される発言内容や、参考となる情報や資料は必ず事前にまとめておきましょう。
5. 開始時間、終了時間を厳守する
業務効率化のためだけでなく、参加者への礼儀としてミーティングは指定の時間通りに実行します。ミーティングの流れは原則アジェンダに沿って、招集者が管理し、時間内に目的を達成しましょう。
6. インプットを求める
アジェンダの各議題に対して十分な対話が行われるよう、参加者全員に積極的なインプットを求めます。議題を進める際は必ず追加の発言の有無を確認し、十分に議論が行われていないと感じれば、特定の人物に発言を求めます。招集者は全員が発言しやすい空気作りを行い、出来るだけ多くのインプットを得るようにしましょう。
7. アジェンダを守る
目的に無関係なトピックやディテールのディスカッションはミーティングの目的達成を阻みます。無関係なディスカッションは後日のトピックとして記録するなどして、一度その場を区切り、アジェンダに戻ります。
8. アイディアを受け入れる
ミーティングの基本的なマナーとして、発言されたアイディアを否定してはいけません。一旦オプションとして受け入れ、その正当性に対する質問を返し、議論へと発展させる事で、建設的な対話を成立させることができます。
9. ミーティングに100％集中する
参加したミーティングでは全議題に積極的なインプットが求められます。ミーティング中は常に発言者に注目し、PC、スマートフォンでメールや不要な情報の閲覧、他のタスクを行わないようにしてください。
10. ポイントとタスクをまとめる
ミーティングのアウトプットで最も重要なのはディスカッションのポイントとタスクに対する合意です。招集者は議題を進める度に必ずこれらを復唱し、追加項目の有無を確認してください。ミーティング終了時には全てのポイントとタスクを再度確認し、議事録として記録・共有し、次のミーティングで進捗を確認できるようにします。